We vertellen niets nieuws wanneer we stellen dat er teveel werk is voor de beschikbare capaciteit. Net zoals in andere domeinen binnen het politiewerk diende ook de gerechtelijke zuil op zoek naar een manier om hiermee om te gaan. Kwaliteitsvolle resultaten voorleggen binnen het kader van een excellente politiezorg met een beperkte capaciteit betreft een uitdaging van formaat. Door enerzijds maximaal in te zetten op een informatiegestuurde politiezorg gecombineerd met een ketengerichte, transparante aanpak en anderzijds ons te laten inspireren door best practices in andere arrondissementen, kwamen we tot een nieuw werkingsmodel in het arrondissement Leuven. Laat me dit even verduidelijken.
De werking binnen FGP Leuven werd voornamelijk gestuurd door een overload aan reactieve feiten[1]. Deze reactieve dossiers niet opstarten of uitstellen bleek een moeilijke beslissing voor zowel onderzoekers als magistraten. Dit leidde tot het behandelen van dossiers volgens het “first in-first out”-principe waarbij we het risico lopen dat zwaarwichtige dossiers lange tijd onbehandeld blijven terwijl een reeks minder recente en lichtere misdrijven eerst worden aangepakt.
Bovendien stelde zich een bijkomend probleem op het vlak van de verwerking van informatierapporten met gegevens die tot een onderzoek kunnen leiden. Ondanks de massa aan informatierapporten leidde deze slechts zelden tot een onderzoek. De oorzaak hiervan is te vinden in de realiteit dat deze rapporten op politioneel niveau worden beheerd in combinatie met de afwezigheid van geïdentificeerde slachtoffers die voor druk zorgen op parketniveau.
We achten het risico dat zwaarwichtige dossiers en informatierapporten laattijdig worden opgenomen, zeer waarschijnlijk met mogelijk zware gevolgen. Een zekere vorm van risicobeheer drong zich op. We vonden een oplossing in het periodiek genereren van het overzicht van de reactieve dossiers en de beschikbare informatie om dan bewust haalbare, objectieve keuzes te maken inzake wat we gaan doen maar ook, en vooral, wat we niet gaan doen. Dit op basis van criteria, gesteund op beleidskeuzes, in overleg met onze overheden en partners. Daarnaast moeten we nagaan of we niet efficiënter en effectiever kunnen werken in de dossiers zelf, door afgelijnde doelstellingen na te streven binnen een vooropgezette timing en onze werkprocessen te optimaliseren.
De volgende stap is het operationaliseren en implementeren van deze principes via een recherchemanagement op 3 niveau's: beleidsmatig, beheersmatig en dossiermatig.
Ter ondersteuning van het dossiermatig recherchemanagement werden nationaal, dank zij een grote inzet van HCP Matty Balthau en FGP Antwerpen, een aantal tools ontwikkeld. Het systeem “GES” (gestion dossier) laat toe een digitaal dossier aan te leggen waarin informatie wordt gestructureerd in een vast canvas. Bovendien kan het diensthoofd het dossier digitaal mee opvolgen met behulp van de geïntegreerde werkfiche. Deze tool is beschikbaar voor zowel de federale als voor de lokale politie. Om dossiers doelgericht aan te pakken wordt van bij de start bepaald welke doelen we willen bereiken, met welke middelen en binnen welke timing. We kunnen spreken van een projectmatige aanpak van elk dossier. De beslissingen dienaangaande worden genomen in overleg met het parket, het recherchemanagement en het diensthoofd. Tenslotte vindt dit zijn neerslag in het onderzoeksplan.
Een tweede niveau van opvolging situeert zich op beheersmatig vlak. Ook hiervoor kregen we vanuit het centraal niveau een werkinstrument ter beschikking: ITINERA. Dit werkinstrument leent zich tot een actieve en diepgaande opvolging vanuit coördinatie en leiding. Volgens het principe van de éénmalige vatting worden een aantal gegevens vanuit GES overgenomen in ITINERA. Door een verdere aanvulling van de werkfiche door het diensthoofd in ITINERA, gekoppeld aan de geautomatiseerde flux van de status op niveau parket en de gepresteerde uren per dossier heeft de recherchemanager een goed zicht op de stand van zaken in de lopende dossiers.
Deze tool is performant, maar bood ons niet de mogelijkheid om keuzes te maken tussen de dossiers onderling en de beschikbare informatie, die aanleiding kunnen geven tot een nieuw dossier. Vandaar de implementatie van het recherchemanagement volgens een geïntegreerd model, namelijk in overleg met het parket en het AIK dat ons actief ondersteunt in de informatiegestuurde werking.
In de opstartfase werden vooreerst, per fenomeen, de “wegingscriteria” vastgelegd die een gewicht toekennen aan zowel de reactieve feiten als aan de onderzoekswaardige items[2]. Courante criteria die we zien terugkomen in verschillende fenomenen zijn: de impact op de maatschappij, de geleden schade, prioriteit NVP en de organisatiegraad van de daders (criminele organisatie). Het resultaat is een “prioriteitenlijst” van feiten en OWI’s, gesorteerd op belangrijkheid/gewicht, zoals hieronder aangetoond in een fictief voorbeeld.
Een “prioriteitenlijst” geeft een overzicht van de dossiers in volgorde van belangrijkheid. Ook de werklast per onderzoeker is op deze manier makkelijk in beeld te brengen. Deze transparante manier van werken biedt het parket de mogelijkheid de nodige beslissingen te kunnen nemen inzake het eventueel moeten “parkeren” en dus tijdelijk of definitief niet opnemen van een dossier. Bovendien kan het diensthoofd op een objectieve manier haalbare keuzes maken bij de toewijzing van de op te starten dossiers. Niemand hoort graag dat bepaalde feiten niet worden onderzocht. Het is echter een harde realiteit waar niet aan te ontsnappen valt. Deze transparante manier van werken stelt het parket in staat deze onpopulaire beslissing te nemen. Het nemen van deze beslissingen is het pregoratief van het parket. Het is echter onze taak hen hiervoor het nodige overzicht te verschaffen.
Tweemaandelijks vindt een overleg plaats met elk diensthoofd, de fenomeenmagistraat, het AIK en het recherchemanagement. Hier wordt eerst een stand van zaken gegeven over de lopende dossiers. Het betreft een verantwoordingsmoment naar onze gerechtelijke overheid inzake de besteedde capaciteit en de resultaten van de geleverde prestaties. Vervolgens wordt beslist, op basis van de “prioriteitenlijst”, welke feiten en/of OWI’s bijkomend zullen worden onderzocht, m.a.w welke nieuwe dossiers zullen worden opgestart.
Het zichtbaar maken van de werklast motiveert bovendien om meer geïntegreerd te werken. Bij elk dossier wordt de vraag gesteld of de politiedienst de meest aangewezen onderzoeksdienst is om het dossier te behandelen. Waar nodig worden andere partners betrokken. Zo zal gedacht worden aan de sociale inspectie, BBI, fiscale administraties,… om een rol te vervullen in dossiers die anders mogelijks zonder gevolg worden geklasseerd wegens capaciteitsredenen of in dossiers waarin de meest efficiënte aanpak door deze partners kan worden gegarandeerd.
Zoals hierboven gesteld worden de wegingscriteria gebaseerd op de beleidskeuzes van het centraal niveau die terug te vinden zijn in het NVP. Daarnaast worden ook lokale accenten geïntegreerd, coherent met het lokale vervolgingsbeleid van het parket en de eigen strategische beleidsmatige denkoefeningen (geconcretiseerd in een beleidssynthese waarin de prioriteiten voor de FGP worden bepaald voor de komende 4 jaar).
Dit beleidsmatige recherchemanagement wordt eveneens opgevolgd door de centrale dienst van de Federale gerechtelijke politie, DGJ/PO (planning en opvolging). Zij waken over de operationele coherente aanpak van de criminaliteitsfenomenen met als doel het realiseren van de objectieven van het NVP. Bovendien verschaft deze opvolging van de ingezette capaciteit aan DGJ/PO een duidelijk zicht op de noden van elke FGP. Deze kennis kan ingezet worden ter advies voor de toekenning van middelen en mensen.
Het maken van bewuste keuzes in het opnemen van dossiers en het aflijnen van de opgenomen onderzoeken botste aanvankelijk op heel wat weerstand bij onderzoekers. Men voelde zich beknot in z’n vrijheid. Hier diende duidelijk te worden gecommuniceerd dat deze nieuwe aanpak ook het individueel welzijn bevordert. De werklast wordt systematisch verdeeld en opgevolgd. Men voorkomt het “stapelen” van dossiers bij een individuele onderzoeker die vervolgens zelf prioriteiten moet stellen, maar niet de armslag heeft om alle toegekende dossiers te verwerken.
Een volgende stap inzake geïntegreerd recherchemanagement is het betrekken van de politiezones. Ook zij zijn geconfronteerd met een overload aan dossiers waarin keuzes moeten worden gemaakt. Indien we elk afzonderlijk, op ons eigen niveau ons eigen ding blijven doen, riskeren we dat dossiers in de “middencriminaliteit[3]” op de plank blijven liggen. Het “doorpompen” van dergelijk geparkeerde middencriminaliteit naar de lokale recherches is niet de richting die we willen uitgaan. We zijn meer gewonnen voor een geïntegreerd recherchemanagement waardoor we binnen het arrondissement maatschappelijk verantwoorde keuzes kunnen maken in wat we doen en niet. Een volgende uitdaging die ons staat te wachten …
[1] Dit zijn dossiers waarbij reeds een klacht is ingediend of een aanvankelijk PV is opgesteld.
[2] Onderzoekswaardig item (OWI): informatie die voldoet aan zwaarwichtige criteria om als “onderzoekswaardig voor de FGP” te worden geklasseerd.
[3] Criminaliteit die door lokale zones als te zwaarwichtig wordt ingeschat, maar zich volgens de criteria van de FGP zich onderaan de “prioriteitenlijst” bevinden, dit wil zeggen als minder prioritair in functie van het uitgestippelde beleid.
